آشنایی با دلایل اهمالکاری در برنامه‌ریزی؛ راهکارهایی برای رفع اهمالکاری

اهمالکاری بین انسان‌ها مسئله‌ای شایع است؛ حتی بیشتر از چیزی که فکرش را می‌کنید. شما هم اهمالکار هستید و برنامه‌های خود را پشت گوش می‌اندازید؟ در این مقاله از نشر نوین، قصد داریم با توجه به کتاب فرمول برنامه‌ریزی، چند دلیل مهم اهمالکاری را با شما درمیان بگذاریم. سپس روش‌هایی برای جلوگیری از اهمال‌کاری بیان خواهد شد.

اهمالکاری چیست؟

اهمالکاری به‌زبان ساده یعنی به‌تعویق‌انداختن کارهایی که به‌خوبی می‌دانید باید انجامشان بدهید. درواقع نوعی هدردادن وقت ارزشمند است که می‌توانست به کار مفیدی سپری شود. به‌خصوص در شرایطی که دچار استرس می‌شوید، تمایل به اهمالکاری بیشتر می‌شود؛ چون با اهمالکاری از رویارویی با احساسات ناخوشایند دوری می‌کنید. به‌نظر شما چه راهکاری برای خروج از این وضعیت وجود دارد؟

خبر خوب این است که شما می‌توانید با شناخت دلایل اهمالکاری به راهکارهایی برای رفع آن برسید؛ پس پیش از این که به دنبال راهکار باشید، باید شناخت خوبی از دلایل اهمالکاری‌ پیدا کنید.

چه دلایلی موجب اهمالکاری می‌شود؟

کارهایی که تاریخ اتمام مشخصی ندارند، به‌شدت شما را به اهمالکاری تشویق می‌کنند. وقتی ندانید برای به‌پایان‌رساندن یک کار خاص، چقدر وقت دارید، به تنبلی روی می‌آورید. طبق قانون پارکینسون، کارها به‌اندازه‌ٔ زمانی که به آن‌ها اختصاص می‌دهید، کش می‌آیند. حالا تصور کنید این زمان نامحدود باشد. همین الان از خودتان بپرسید: اگر مهلت پرداختی برای قبض‌هایم نبود، واقعا چه زمانی آن‌ها را پرداخت می‌کردم؟ اگر برای پرداخت اقساط وام، تاریخ مشخصی تعیین نشده بود، چه موقعی آن‌ها را می‌پرداختم؟

وقتی برای کارهایتان تاریخ مشخصی تعیین نمی‌کنید، انگیزهٔ کمتری برای اقدام دارید. نتیجه این می‌شود که کار موردنظر هرقدر هم اهمیت داشته باشد، احتمالا تا زمان نامشخصی به تعویق می‌افتد. کارها ناتمام باقی می‌مانند و طولانی و طولانی‌تر می‌شوند. به‌اصطلاح کارهای بدون ددلاین، طولانی و زمانبرتر می‌شوند!

مطلب اهمیت تعیین ددلاین و مدت‌زمان برای کارها؛ چگونه ددلاین تعیین کنیم؟ در وبلاگ نشر نوین با نگاه عمیق‌تری به این موضوع پرداخته است.

ازطرف دیگر اگر فهرست بلندبالایی از انواع کارها را به خودتان تحمیل کنید، مطمئن باشید شما را از کار انداخته و به فعالیت‌های کم‌ارزشی همچون چک‌کردن ایمیل وادار می‌کند. با مواجه‌شدن با لیست طولانی کارها بیشتر به اهمالکاری روی می‌آورید؛ چرا که معمولاً انتخاب بین گزینه‌های زیاد و متنوع برای انسان کار دشواری است. گزینه‌های بیشتر یعنی توانایی کمتر در تصمیم‌گیری.

در مطلبی با عنوان پارادوکس انتخاب | چرا تنوع کارها و گزینه‌های زیاد در برنامه‌ریزی مشکل‌آفرین است؟ دربارهٔ این موضوع بحث شده است.

یکی دیگر از دلایلی که ممکن است باعث اهمالکاری شود، خستگی ناشی از تصمیم‌گیری است. وقتی در طول روز ناچار به انجام انتخاب‌های زیاد و متعددی باشید، در پایان روز دیگر قدرت انتخاب ندارید. برای همین امکان دارد فعالیت‌هایی با لذت فوری را جایگزین فعالیت‌هایی کنید که برایتان سود بیشتری دارند. درواقع خستگی ناشی از تصمیم، شما را به انتخاب راه آسان‌تر متمایل می‌کند.

بی‌انگیزگی یکی از مهم‌ترین احساساتی است که شما را به اهمالکاری تشویق می‌کند. اگر برای کاری انگیزه‌ٔ کافی نداشته باشید، احتمال زیادی دارد که بخواهید آن را به تعویق بیندازید و تا جای ممکن سراغش نروید.

to-do-list-formula-book-Techniques

راهکارهایی برای جلوگیری از اهمالکاری

خوشبختانه راه‌هایی برای رویارویی با اهمالکاری وجود دارد. قبل از هر اقدامی لازم است نسبت‌به اهمالکاری‌های خود آگاه شوید. ببینید چه زمان‌هایی اهمالکاری می‌کنید و کارها را به‌تعویق می‌اندازید. برای شروع خوب است ابتدا این سوالات را از خودتان بپرسید: آیا کارهایی که در برنامهٔ روزانه‌تان گنجانده‌اید، برای شما به‌اندازهٔ کافی با معنا و مفهوم هستند؟ آیا می‌دانید هر کاری را با چه هدفی و چرا انجام می‌دهید؟

افزودن معنا و جزئیات به کارها

اگر ندانید مفهوم هر کار چیست و تا چه‌اندازه برایتان اهمیت دارد، دچار بی‌انگیزگی می‌شوید. بعد به‌جای این‌که برای انجام آن کار برانگیخته شوید، ناخودآگاه زمانتان را برای کارهایی صرف می‌کنید که مناسب شرایط فعلی شما نیستند. این یعنی هدردادن وقت؛ به‌عنوان مثال بهتر است به‌جای این‌که در لیست کارهایتان فقط بنویسید: تماس با حسابدار، مفهومی برای این کار تعریف کنید. اطلاعاتی دربارهٔ اولویت این کار و چرایی و حتی مدت‌زمان آن را برای خودتان مشخص کنید. چرا قصد دارید با حسابدارتان تماس بگیرید؟ گفتگوی شما چنددقیقه طول می‌کشد یا چند ساعت؟ بهتر است حضوری باشد یا تلفنی؟ چقدر اولویت و ضرورت دارد؟ هرقدر وظیفه‌ای شامل جزئیات دقیق‌تر باشد، بیشتر شما را ترغیب می‌کند که اهمالکاری را کنار بگذارید و به‌سراغ انجام آن بروید.

اضافه‌کردن ددلاین یا مهلت پایان کارها

وقتی کارهایتان بدون مهلت مقرر باشند، در حد توان آن‌ها را به‌تعویق می‌اندازید. دلیل اینکه فهرست کارهای روزانه‌تان ناتمام می‌ماند و مدام طولانی‌تر می‌شود، همین است. تعیین ددلاین برای هر کار، دشمن پشت گوش انداختن آن کار است. وقتی تاریخ مشخصی برای تحویل پروژه‌تان داشته باشید، به انجام پروژه تشویق می‌شوید. ددلاین‌ها همچنین به شما کمک می‌کنند که میزان اثربخشی مدیریت زمان خود را اندازه بگیرید. شما با تعیین مهلت، کارهای مهم را سروقت انجام خواهید داد.

کوتاه‌کردن برنامه‌ها

وقتی برنامه‌های خیلی طولانی بنویسید، عملاً خود را به پشت گوش انداختن تشویق کرده‌اید. وقتی برنامه‌های شما طولانی هستند، به‌احتمال فراوان نمی‌توانید همه‌ٔ آن را در همان روز انجام دهید و نتیجه این می‌شود که ذهنتان بپذیرد که نمی‌تواند به‌خوبی زمان را مدیریت کند. به‌این‌ترتیب انگیزه‌ٔ شما برای تکمیل کارها و زمان‌بندی آن‌ها ازبین می‌رود. یادتان باشد که شما در طول روز زمان محدودی برای انجام کارها دارید و باید واقع‌بینانه به این مسئله نگاه کنید و بر اساس آن فهرست کارهایتان را تنظیم کنید. بنابراین اول ببینید چقدر زمان دارید و بعد مطمئن شوید در طول آن زمان می‌توانید برنامه‌تان را تکمیل کنید.

کاهش تنوع برنامه‌ها

وقتی برنامهٔ شما پر از کارهای متنوع و متفاوت باشد، سطح استرس شما بالا می‌رود. پریشان‌خاطر می‌شوید و درنتیجه با تاثیر کمتری کار می‌کنید. این باعث می‌شود توانایی شما برای مدیریت زمان ازبین برود. بنابراین تمایل پیدا می‌کنید که وقتتان را با چک‌کردن فیسبوک و غیره بگذرانید و این یعنی اهمالکاری و هدردادن زمان ارزشمندتان.

تمام راهکارهایی که برایتان شرح دادیم، مجموعه‌ای از چیزهایی است که باید برای یک برنامه‌ریزی اصولی بدانید تا از اهمالکاری هرچه بیشتر فاصله بگیرید. با دانستن این موضوعات می‌توانید برای خودتان برنامه‌ای ترتیب دهید که توانایی شما را در مدیریت زمان افزایش دهد و درنتیحه از اهمالکاری شما بکاهد.

در پایان این مقاله، توجه شما را به یک آزمون خودارزیابی جلب می‌کنیم که می‌تواند به شما نشان دهد واقعا چقدر در ایجاد برنامه‌های خودتان ماهر هستید و توانایی ایجاد برنامه‌ای اصولی را دارید که شما را از اهمالکاری دور نگه دارد. با توجه به پاسخی که از این آزمون به‌دست می‌آورید، اگر فکر کردید هنوز به مهارت بیشتری در این زمینه نیاز دارید، می‌توانید کتاب فرمول برنامه‌ریزی اثر دیمون زاهاردیاس را از نشر نوین بخوانید.

آزمون خودارزیابی؛ برآورد کارایی برنامهٔ شما

در پاسخ به این هشت سوال کوتاه و ساده، امتیازی بین یک تا پنج به خودتان بدهید. امتیاز ۵ به‌معنای مهارت کامل شما و امتیاز ۱ به‌معنای نیاز شما به کمک در آن زمینه است.

۱. آیا هدف اول برنامه‌ها در یک سیستم مدیریت وظیفه را متوجه می‌شوید؟

۲. آیا ددلاین مشخصی به‌جای «تا آخر ماه» برای هر مورد برنامه‌ریزی شده تعیین می‌کنید؟

۳. آيا تعداد وظایف فهرستتان را به ۱۰ عدد محدود می‌کنید؟ (۳ امتیاز) آیا به ۷ عدد محدود می‌کنید؟ (۵ امتیاز)

۴. آیا برنامه‌هایتان را با کمترین تنوع ایجاد می‌کنید؟

۵. آیا برنامه‌هایتان گزینه‌های شما را راجع‌به اینکه روی چه‌چیزی باید وقت بگذارید، محدود می‌کنند؟

۶. آیا برای هر کار برنامه‌ریزی شدهٔ خود مفهوم و معنایی درنظر گرفته‌اید تا ارزش آن را متوجه شوید و آیا تعهد زمانی هم دربر می‌گیرد؟

۷. آیا کارهایتان را محدود و مشخص تعریف می‌کنید تا بتوانید فوراً زمان به‌پایان‌رسیدنشان را شناسایی کنید؟

۸. آیا هر کاری را به یک هدف مشخص وصل می‌کنید؟

ارزیابی پاسخ آزمون

نمره بین ۳۲ تا ۴۰ یعنی شما نینجای برنامه‌ریزی هستید و در این زمینه واقعا یک استاد و حرفه‌ای به‌حساب می‌آیید.

نمره بین ۱۹ تا ۳۱ یعنی کارتان نسبتاً خوب است؛ ولی بهتر است بخش‌های مشخصی از استراتژی برنامه‌ریزی‌تان را بهبود دهید. شاید کمی احساس سردرگمی کنید یا استرس مداومی از رشد روزانه‌ٔ فهرست کارها داشته باشید.

نمره ۱۸ یا کمتر یعنی شما به کمک نیاز دارید. احتمالاً استرس را تجربه می‌کنید و احساس می‌کنید روزتان از کنترل خارج می شود. به‌احتمال زیاد شما به اهمالکاری مبتلا هستید. خودتان را نبازید. شما می‌توانید با توجه به روش‌های بیان شده در این مطلب و با مطالعه‌ی کتاب فرمول برنامه‌ریزی، روش اصولی برنامه‌ریزی را یاد بگیرید و با اهمالکاری برای همیشه خداحافظی کنید.

اشتراک گذاری مقاله:

کتاب‌های مفید مدیریتی که هر مدیری باید بخواند (بهترین کتابهای مدیریتی)

25 دی 1400

چرا پادشکننده بهترین هدیه برای شرکای سازمانی شماست؟

25 دی 1400

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.