فرمول برنامه ریزی

معرفی کتاب فرمول برنامه ریزی

آیا به خاطر اینکه نمی‌توانید تمام کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی روزانۀ خود را به پایان برسانید، احساس ناامیدی می‌کنید؟ آیا به خاطر اینکه به صورت موثر حجم کاری و مسؤلیت‌های خانه و محل کار خود را مدیریت نمی‌کنید، اعتماد به نفستان را از دست داده‌اید؟ اگر چنین است، تقصیر شما نیست. میلیون‌ها نفر از برنامه‌هایی استفاده می‌کنند که منجر به ناکامی‌شان می‌شود. آنها هرچقدر هم که سخت کوش باشند، در پایان هر روز، فهرست بلند بالایی از کارها و وظایف ناتمام برایشان باقی می‌ماند.

احتمالا برحسب تجربه با این موضوع برخورد کرده باشید. اگر شما هم مانند بیشتر مردم برنامه‌ریزی می‌کنید، برنامه‌هایتان مطمئنا کارخود را بدرستی انجام نمی‌دهند. در نتیجه روحیه خود را از دست داده و عصبی می‌شوید. خبر خوب این است که راه‌حل ساده‌ای وجود دارد: بکارگیری رویکردی که به طور منحصر به فردی برای کمک به ساماندهی، مدیریت، و انجام به موقع تمام کارها و مسؤلیت‌هایتان، طراحی شده است. این رویکرد در کتاب فرمول برنامه‌ریزی (To-Do List Formula) توضیح داده می‌شود. کتاب فرمول برنامه‌ریزی تنها راهنمای مورد نیازتان جهت ایجاد یک سیستم مدیریت وظیفه‌ی شخصی مؤثر است.

برنامه ریزی و نوشتن لیست کارها ابزاری ساده اما قدرتمند برای سازماندهی وظایف و اولویت‌بندی آن‌هاست. بسیاری از افراد از این روش برای مدیریت زمان و کاهش استرس استفاده می‌کنند، اما عدم آگاهی از نحوه استفاده صحیح از آن می‌تواند به جای کمک، باعث احساس سرخوردگی و ناکامی شود. کتاب فرمول برنامه ریزی از دیمن زاهاریادس با ارائۀ ایده‌ها، استراتژی‌ها و نکات کاربردی، به شما کمک می‌کند تا از این ابزار به بهترین شکل استفاده کنید و کارها را به شکلی مؤثر و بدون استرس انجام دهید.  

دیمون زاهاریادس، نویسندۀ  چندین عنوان از پرفروشترین کتاب های آمازون، توصیه‌های عملی و قدم به قدم برای افزایش بازدهی، بهبود مدیریت زمان، و طراحی سبک زندگی رضایت بخش تری ارائه می کند. در ادامه خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی را خواهید خواند.

فرمول برنامه ریزی کارها چیست؟

فرمول برنامه ریزی کارها روشی است که در آن وظایف خود را یادداشت کرده و اولویت‌های خود را مشخص می‌کنید. این روش نه تنها به شما کمک می‌کند تا کارهای روزانه خود را مدیریت کنید، بلکه باعث می‌شود زمان و انرژی خود را به شکلی هدف‌مند صرف کنید. زاهاریادس در کتا فرمول برنامه ریزی توضیح می‌دهد که فهرست کارها چگونه می‌تواند به شما کمک کند تا:  

• زمان خود را مدیریت کنید و به ضرب‌الاجل‌ها برسید
• تمرکز خود را زیاد کنید و از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید
• بهره‌وری را افزایش دهید و به اهداف خود برسید
• استرس را کاهش دهید و احساس رضایت بیشتری در پایان روز داشته باشید.  

اشتباهات رایج در برنامه‌ریزی به گفتۀ زاهاریادس

یکی از مشکلات اصلی فهرست‌های کار برنامه ریزی این است که معمولاً به انباری از وظایف تبدیل می‌شوند، بدون اینکه اولویت یا سازمان‌دهی مناسبی داشته باشند. این فقدان ساختار باعث سردرگمی می‌شود و به جای نظم، اضطراب ایجاد می‌کند. هنگامی که افراد فهرستی طولانی و بی‌ساختار می‌بینند، دچار استرس می‌شوند و این ترس از انجام کارها، به طرز متناقضی، انگیزه‌شان را کاهش می‌دهد.

مشکل دیگر، باورهای نادرست در مورد بهره‌وری است. بسیاری فکر می‌کنند که داشتن یک فهرست کار به‌تنهایی برای افزایش بهره‌وری کافی است، اما این فرضیه درست نیست. فهرستی که بدون سازمان‌دهی و اولویت‌بندی مناسب باشد، به‌جای اینکه مفید باشد، می‌تواند استرس‌زا و ضدبهره‌وری شود. فهرست‌های سنتی معمولاً زمان مورد نیاز برای انجام هر کار، ترتیب انجام وظایف، یا اهمیت و فوریت آن‌ها را در نظر نمی‌گیرند.

از دیدگاه روان‌شناختی، این نوع فهرست‌ها اثرات منفی دارند. وقتی افراد با فهرست‌های طولانی مواجه می‌شوند، مغزشان به جای اقدام، به حالت فلج ذهنی می‌رود. دلیل این امر انتظارات غیرواقعی است که از تلاش برای انجام هم‌زمان تعداد زیادی کار ایجاد می‌شود. افراد ممکن است اهداف بلندپروازانه‌ای را در فهرست خود بگنجانند که در زمان معین قابل دستیابی نیست، و این موضوع منجر به حس مداوم شکست و ناامیدی می‌شود. علاوه بر این، فهرست‌های سنتی معمولاً انعطاف‌پذیری لازم را ندارند، بنابراین نمی‌توانند تغییرات ناگهانی در اولویت‌ها یا رویدادهای غیرمنتظره را مدیریت کنند.

دیمون زاهاریادس پیشنهاد می‌دهد که مشکل واقعی در فهرست‌های کار نهفته نیست، بلکه در نحوه استفاده از آن‌ها است. بدون سازمان‌دهی درست و تعیین اهداف واقع‌بینانه، فهرست‌های سنتی تنها منبع استرس و ناکارآمدی خواهند بود. درک دلایل شکست این فهرست‌ها اولین گام برای ایجاد روش‌های مؤثرتر در مدیریت وظایف و افزایش بهره‌وری است. به طور خلاصه اشتباهات رایجی که افراد در ایجاد و استفاده از فهرست کارها مرتکب می‌شوند، اشاره می‌کند.این اشتباهات عبارت‌اند از 

• تعریف نادرست از فهرست کارها: بسیاری از افراد فرمول برنامه ریزی را صرفاً به عنوان لیستی از وظایف می‌بینند، در حالی که این ابزار باید برای انجام “کارهای درست” استفاده شود.  
• نداشتن مهلت و هدف مشخص: بدون تعیین زمان و دلیل انجام هر کار، تشخیص اولویت‌ها دشوار می‌شود.  
• فهرست‌های طولانی و غیرواقع‌بینانه: لیست‌های بلند ممکن است احساس تولیدی بودن ایجاد کنند، اما در نهایت می‌توانند باعث سردرگمی و استرس شوند.  

تعریف درست فهرست کار به روایت کتاب فرمول برنامه ریزی

برای ایجاد یک فهرست کار مؤثر، باید چند اصل اساسی را در نظر بگیرید تا فهرست شما به جای تبدیل‌شدن به منبع استرس، به ابزاری قدرتمند برای افزایش بهره‌وری تبدیل شود.

اولویت‌بندی، کلید اصلی است 

یک فهرست کار مؤثر فقط مجموعه‌ای از وظایف نیست، بلکه یک برنامه‌ریزی اولویت‌بندی‌شده است. یکی از روش‌های رایج برای اولویت‌بندی، ماتریس آیزنهاور است که وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت دسته‌بندی می‌کند. طبق این روش، کارها به چهار گروه تقسیم می‌شوند:

• مهم و فوری (کارهایی که فوراً باید انجام شوند)
• مهم اما غیر فوری (کارهایی که برای آینده برنامه‌ریزی می‌شوند)
• فوری اما کم‌اهمیت (کارهایی که ممکن است به دیگران واگذار شوند)
• نه مهم و نه فوری (کارهایی که باید حذف یا کاهش یابند)

تقسیم وظایف بزرگ به کارهای کوچک‌تر

این تکنیک که گاهی به آن “تقسیم‌بندی” یا chunking گفته می‌شود، به شما کمک می‌کند از غرق‌شدن در کارها جلوگیری کنید و انجام آن‌ها را آسان‌تر نمایید. انجام چندین گام کوچک به مراتب ساده‌تر از رویارویی با یک پروژه بزرگ و نامشخص است.

زمان‌بندی (Time-Blocking)

در این روش، برای هر وظیفه یک بازه زمانی مشخص در نظر می‌گیرید. این کار باعث می‌شود که از چندوظیفگی (Multitasking) اجتناب کرده و تمرکز عمیقی بر روی هر کار داشته باشید. زمان‌بندی به‌ویژه برای وظایفی که نیاز به تمرکز بالا دارند، مانند نوشتن، برنامه‌ریزی استراتژیک یا کارهای خلاقانه، بسیار مفید است.

فهرست خود را کوتاه و متمرکز نگه دارید.

یک فهرست طولانی از کارها می‌تواند گیج‌کننده و غیرمؤثر باشد. به جای آن، تعداد آیتم‌های روزانه را محدود کنید و فقط روی مهم‌ترین کارها (MITs: Most Important Tasks) تمرکز نمایید. این یعنی فقط سه تا پنج کاری که انجام آن‌ها در اولویت است.

انعطاف‌پذیری را حفظ کنید

یک فهرست بسیار سخت و بدون انعطاف می‌تواند استرس‌زا باشد، به ویژه زمانی که تغییرات غیرمنتظره پیش می‌آید. تخصیص زمان‌های بافر میان وظایف و ایجاد فضای کافی برای تنظیم مجدد برنامه‌ها به شما کمک می‌کند که در برابر تغییرات انعطاف‌پذیرتر باشید.

سیستم‌های لیست انجام کار در کتاب فرمول برنامه ریزی

این کتاب ۱۰ سیستم محبوب برنامه ریزی را معرفی می‌کند. این سیستم‌ها عبارت‌اند از: فهرست فراگیر و کلی، فهرست «وظیفه، شروع، سررسید»، فهرست دوگانۀ کارها، استراتژی 2+3، قانون 5-3-1، سیستم پروژه محور، رویکرد MIT-3، روش کان بان، سیستم ماتریس، سیستم GTD یا به انجام رساندن کارها .هر سیستم از نظر مزایا و نقاط ضعف مورد بررسی قرار می‌گیرد تا خوانندگان بتوانند بهترین گزینه را انتخاب کنند.

برای مثال استراتژی ۳+۲ در فرمول برنامه ریزی شامل  انتخاب سه وظیفه بزرگ و دو وظیفه کوچک برای تمرکز در هر روز است. وظایف بزرگ باید بین یک تا دو ساعت زمان ببرند، درحالی‌که وظایف کوچک باید کمتر از ۳۰ دقیقه باشند. این روش با محدود کردن وظایف روزانه به پنج مورد، تمرکز را افزایش داده و از خستگی تصمیم‌گیری جلوگیری می‌کند. ممکن است انعطاف‌پذیری کافی برای روزهایی که وظایف کوچک زیادی وجود دارد نداشته باشد، اما به اولویت‌بندی کارهای مهم کمک می‌کند.

توصیه می‌شود که خوانندگان ویژگی‌های مختلف سیستم‌ها را ترکیب کرده و یک رویکرد شخصی‌سازی‌شده ایجاد کنند. هدف این است که سیستمی انتخاب شود که بهره‌وری را افزایش دهد و با شیوه کاری فردی سازگار باشد. برای آشنایی برای هر یک از این سیستم‌ها کتاب فرمول برنامه ریزی را مطالعه کنید.

ساده‌سازی فهرست کار با روش ABCDE در کتاب فرمول برنامه ریزی

روش اولویت‌بندی ABCDE که یکی از ارکان کتاب فرمول فهرست کار نوشته دیمون زاهاریادس است، یک رویکرد ساختار یافته برای سازمان‌دهی و تعیین اولویت وظایف ارائه می‌دهد. با تخصیص برچسب‌های A، B، C، D و E به هر وظیفه، می‌توان کارهای روزانه را با وضوح و هدف بیشتری مدیریت کرد. این روش بر سادگی و اثربخشی تأکید دارد و به افراد کمک می‌کند تا بر اساس اهمیت و فوریت، کارهای خود را اولویت‌بندی کنند.

برای اجرای این روش  ابتدا لیستی از تمام کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید. سپس، هر وظیفه را بر اساس معیارهای زیر دسته‌بندی کنید:

• کارهای A: مهم‌ترین وظایفی که عدم انجام آن‌ها عواقب جدی به دنبال دارد. مانند تحویل یک پروژه حیاتی یا شرکت در جلسه مهم با مشتری.
• کارهای B: وظایفی که مهم هستند، اما نه به اندازه کارهای A. مانند آماده‌سازی برای ارائه‌ای که چند هفته دیگر انجام خواهد شد.
• کارهای C: کارهایی که عدم انجام آن‌ها تأثیر زیادی ندارد. مانند مرتب کردن ایمیل‌ها یا تمیز کردن میز کار.
• کارهای D: وظایفی که می‌توان به دیگران واگذار کرد. برون‌سپاری این کارها می‌تواند بهره‌وری شما را افزایش دهد. مانند ثبت گزارش‌های روتین یا هماهنگی جلسات.
• کارهای E: کارهایی که بهتر است حذف شوند، زیرا کمکی به بهره‌وری و اهداف شما نمی‌کنند. مانند گشت‌وگذار بیش از حد در شبکه‌های اجتماعی یا جلسات غیرضروری.

نمونه پیاده‌سازی روش ABCDE در یک روز کاری:

• ارسال پروپوزال پروژه (A)
• شرکت در جلسه تیمی (B)
• مرتب‌سازی ایمیل‌ها (C)
• ارسال گزارش‌های روتین (D)
• شرکت در یک چالش شبکه‌های اجتماعی (E)

فرمول برنامه ریزی روزانه و هفتگی

به گفتۀ کتاب فرمول برنامه ریزی یکی از مهم‌ترین عادات برای حفظ یک فهرست کارآمد، بررسی منظم روزانه و هفتگی است که باعث می‌شود فهرست کارها همیشه به‌روز، مرتبط و هماهنگ با اهداف شما باقی بماند. بدون این مرورهای منظم، فهرست‌ها ممکن است بی‌اثر و شلوغ شوند و نتوانند به درستی شما را در انجام وظایف هدایت کنند. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا فهرست را به ابزاری پویا برای بهره‌وری تبدیل کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.

برای مرور روزانه، هر روز ۱۰ تا ۱۵ دقیقه در پایان روز را به ارزیابی کارهایی که انجام داده‌اید اختصاص دهید. کارهای انجام‌شده را علامت‌گذاری کنید و کارهای نیمه‌تمام را برای روز بعد منتقل کنید. این مرور نه‌تنها به شما کمک می‌کند تا الگوهای عملکرد خود را بشناسید بلکه به شما این امکان را می‌دهد که کارهای مهم روز بعد را اولویت‌بندی کنید و به اهداف خود نزدیک‌تر شوید.

مرور هفتگی جامع‌تر است و نیاز به ۳۰ تا ۶۰ دقیقه زمان دارد. در این زمان، پیشرفت‌های هفته را بررسی کنید، موفقیت‌ها و شکست‌ها را تحلیل کنید و به‌طور فعال برای هفته آینده برنامه‌ریزی کنید. همچنین، این مرور فرصتی است تا وظایف خود را با اهداف بلندمدت هماهنگ کنید و مطمئن شوید که کارهای روزمره شما با چشم‌انداز بزرگ‌تر هم‌راستا است.

در دنیای پرشتاب امروز، استفاده از ابزارهای دیجیتالی برای مدیریت فهرست‌ها می‌تواند بهره‌وری را به طور چشمگیری افزایش دهد. ابزارهایی مانند Todoist، Trello، Asana و Microsoft To Do به کاربران این امکان را می‌دهند که فهرست‌های خود را به‌روزرسانی کنند، از همگام‌سازی بین دستگاه‌های مختلف بهره‌مند شوند و یادآوری‌ها و تاریخ‌های سررسید را تنظیم کنند. 

اهمیت ضرب‌الاجل‌ها به روایت کتاب فرمول برنامه‌ریزی

ضرب‌الاجل‌ها نقش بسیار مهمی در فرمول مدیریت فهرست انجام کارها دارند. آن‌ها با ایجاد حس فوریت، کمک می‌کنند تا وظایف اولویت‌بندی شوند و افراد تشویق به اقدام به‌موقع می‌شوند. تعیین ضرب‌الاجل‌های واقعی و معقول با دلیل مشخص، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و از تعیین مهلت‌های بی‌مورد و غیرواقعی که می‌تواند باعث استرس شود، جلوگیری می‌کند. ضرب‌الاجل‌های مناسب باعث می‌شوند که افراد به‌طور مؤثری زمان خود را مدیریت کرده و از انجام کارها در آخرین لحظه جلوگیری کنند.

یکی از مزایای کلیدی ضرب‌الاجل‌ها این است که از تعویق کارها و اهمال‌کاری جلوگیری می‌کنند. ارائه یک چارچوب زمانی مشخص باعث می‌شود که افراد به جای اتلاف وقت، روی تکمیل وظایف خود تمرکز کنند. کتاب به قانون پارکینسون اشاره می‌کند که بر اساس آن “کار به اندازه زمانی که برای آن در نظر گرفته شده، گسترش می‌یابد”، بنابراین در کتاب فرمول برنامه ریزی پیشنهاد می‌شود ضرب‌الاجل‌ها به‌طور متناوب کوتاه‌تر تعیین شوند تا از این پدیده جلوگیری کرده و بهره‌وری افزایش یابد.

چه کسانی باید کتاب فرمول برنامه ریزی را بخوانند

کتاب فرمول برنامه ریزی برای افرادی که با مدیریت کارها و لیست‌های کار خود مشکل دارند، افرادی که به دنبال راهکارهای عملی و مؤثر برای افزایش بهره‌وری خود هستند و حرفه‌ای‌هایی که می‌خواهند زمان خود را بهینه‌سازی کرده و استرس زندگی روزمره را کاهش دهند، مناسب است.

ساختار کتاب فرمول برنامه ریزی

در کتاب فرمول برنامه ریزی با موارد زیر آشنا خواهید شد:

• ۸ دلیل اینکه چرا در انجام فهرست کارهای روزانه ی خود شکست می‌خورید.
• ۱۰ مورد از مشهورترین سیستم های برنامه ریزی (و نقاط ضعف آنها)
• آموزش قدم به قدم ایجاد یک برنامه ی کامل
• چگونگی حفظ سیستم برنامه ریزی خود
• نقاط قوت و نقاط ضعف برنامه های کاغذی و آنلاین
• طرز کار فهرست‌های برنامه‌ریزی و تقویم‌ها درکنار هم.

این یک دید کلی از مطالب کتاب فرمول برنامه ریزی است. کتاب به گونه‌ای تنظیم شده که براحتی بتوانید از هر بخشی که علاقه داشتید شروع به مطالعه کنید. Hگر از ایجاد برنامه‌هایی که دائما ناامیدتان می‌کنند خسته شده‌اید، اکنون زمان ایجاد یک تغییر مثبت است. راهکار درست را بیاموزید و از بازدهی بیشتر، اوقات فراغت بیشتر، و استرس کمتر لذت ببرید.

فهرست مطالب کتاب فرمول برنامه ریزی

پیش‌گفتار

بخش اول) چرا فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی خود را به پایان نمی‌رسانید؟

بخش دوم) ده مورد از مشهورترین سیستم‌های برنامه‌ریزی

بخش دوم) ده مورد از مشهورترین سیستم‌های برنامه‌ریزی

بخش چهارم) چگونه از یک سیستم برنامه‌ریزی با کارکرد درست نگهداری کنید؟

بخش پنجم) آنلاین یا آفلاین: کجا باید برنامه‌های خود را ایجاد کنید؟

چگونه تقویم خود را با فهرست کارهایتان همگام کنید

«فهرست کارهای انجام شده» چیست (و آیا به آن نیاز دارید؟)

سخن پایانی دربارۀ ایجاد برنامه‌های مؤثر