بلاگ

طوفان فکری یا برین استورمینگ یعنی چه؟

جلسات طوفان فکری

طوفان فکری یا برین استورم، قدیمی‌ترین روشی است که انسان‌ها در مواجهه با حل مسائل مختلف از آن استفاده می‌کنند. هدف از این کار، ارائه ایده‌های متنوع و روش‌های مختلف برای حل یک مشکل است. تا چند سال گذشته کمتر فردی با اصطلاح برین استورمینگ یا بارش فکری آشنا بود، اما اکنون به لطف توسعۀ شرکت‌ها و کسب و کارهای استارتاپی، اکثر افراد تا حدودی با این روش و کاربرد آن آشنا هستند.

اکنون سازمان‌های مختلف برای حل مسائل خود، جلسات برین استورمینگ برگزار می‌کنند که در طی آن‌ها افراد مختلف ایده‌ها و راه حل‌های مدنظر خود را صرف‌نظر از اینکه کاربردی هستند یا خیر، بیان می‌کنند. در ادامه این مقاله در مورد طوفان فکری و مراحل آن بیشتر توضیح خواهیم داد. 

طوفان فکری چیست؟

طوفان فکری (brainstorming) به فرآیند تفکر آزاد و تولید ایده در مورد مشکلات مختلف بدون محدودیت خوب یا بد بودن ایده‌ها گفته می‌شود. این تکنیک یکی از بهترین تکنیک‌ها برای رفع مشکلات مختلف سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف است.

اگر به دنبال کسب ایده‌های جدید برای مقابله با مشکلات پیش روی خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم کتاب بزرگتر فکر کن را مطالعه کنید. شینا آینگار، نویسندۀ، در این کتاب در مورد تقویت تفکر خلاق و شجاعت در مواجهه با چالش‌ها می‌گوید و نشان می‌دهد چطور می‌توان محدودیت‌های ذهنی را کنار گذاشت و ایده‌های نوین خلق کرد.

جلسات طوفان فکری چه کاربردی دارد؟

جلسات طوفان فکری عموما برای دستیابی به راه‌حل‌های جدید برای رفع مشکلات موجود و مقابله با چالش‌های احتمالی کاربرد دارند. به کمک جلسات طوفان فکری می‌توان به یک راه‌حل کارآمد متناسب با مشکلات مختلف دست پیدا کرد. 

انواع جلسات طوفان فکری

جلسات طوفان فکری را می‌توان به دو نوع تقسیم کرد:

  • جلسات طوفان فکری سنتی: در این روش تعدادی از افراد در یک مکان دور هم جمع می‌شوند و ایده‌های خود را حول محور یک موضوع خاص بیان می‌کنند. در این روش هیچ محدودیتی وجود ندارد و افراد تمام ایده‌های خود را بیان می‌کنند. 
  • جلسات طوفان فکری مدرن: در این روش افراد قبل از جلسه برای شرکت در آن آماده می‌شوند و تفکر خلاق در آن‌ها پرورش داده می‌شود. به این ترتیب ایده‌هایی مطرح می‌شوند کاربردی‌تر خواهند بود. 

مراحل اصول برگزاری جلسات طوفان فکری

به طور کلی برگزاری یک جلسه طوفان فکری، سختی یا پیچیدگی خاصی ندارد و جلسه با مطرح کردن سوال یا سوالاتی در مورد مشکل مورد نظر شروع می‌شود. سوال باید به طور دقیق و کامل، مشکل اصلی را بیان کند تا افراد بتوانند ایده‌های خود حول این محور را ارائه کنند. در این جلسات هیچ محدودیتی وجود ندارد و همه افراد داخل سازمان، خارج سازمان یا حتی مشتریان یک مجموعه می‌توانند در آن‌ها شرکت کنند.

نکته مهم در مورد برگزاری این جلسات، لزوم وجود یک رهبر است. یک فرد باید رهبری و مدیریت جلسات برین استورمینگ را به عهده گیرد تا جلسات به درستی و بدون بروز هرج و مرج پیش بروند. این نکته را به خاطر داشته باشید که در جلسات برین استورمینگ، یادداشت‌برداری تقریبا غیر ممکن است پس اگر می‌خواهید از ایده‌ها کمک بگیرید، باید صدای جلسات را ضبط کنید. مراحل برگزاری جلسه طوفان فکری به صورت زیر است:

  1. آماده سازی افراد و مکان برگزاری

یک جلسه طوفان فکری، زمانی کارساز است که افراد برای شرکت در آن آمادگی لازم را داشته باشند. جلسات ناگهانی و بدون هماهنگی معمولا نتیجه خوبی ندارند و حتی ممکن است کسی نتواند در آن‌ها حاضر شود. برای برگزاری یک جلسه مفید، ابتدا باید افراد شرکت‌کننده در آن را مشخص کنید و به آن‌ها در مورد زمان و مکان برگزاری جلسه اطلاع دهید. جلسات برین استورمینگ به طور کلی جلسات سنگینی هستند و حتی گاهی ممکن است تا 2 ساعت به طول بیانجامند. مدیر باید ابزارهای لازم برای شرکت‌کنندگان اعم از تخته، خودکار، برگه یادداشت و … را تهیه کند. همینطور مدیر موظف است که در مورد قواعد جلسه با تمام شرکت‌کنندگان صحبت کند. 

مراحل طوفان فکری
  1. ساخت ایده‌ها

نحوه ساخت ایده‌ها به نظر جمعی شرکت‌کنندگان و ترجیح مدیر بستگی دارد. برای مثال اگر همه با کنفرانس موافق باشند، هر فرد می‌تواند ایده‌های خود را بیان و تشریح کند. اما اگر محدودیت زمانی وجود داشته باشد، می‌توان از شرکت‌کنندگان خواست که ایده‌ها و راه‌ حل‌های خود را روی یک برگه یادداشت کنند و مدیر در انتهای این جلسه آن‌ها را جمع‌آوری کند. جلسه و افراد حاضر در آن باید طوری باشد که همه بتوانند در مورد ایده‌های خود به راحتی صحبت کنند، بدون اینکه انتقادی در کار باشد. مدیر و رهبر جلسات موظف است این شرایط را برای شرکت‌کنندگان ایجاد کند. 

  1. ارزیابی ایده‌ها

یک جلسه طوفان فکری با ارزیابی ایده‌های مطرح شده معمولا تمام می‌شود. در انتهای هر جلسه مدیر یا افراد ذی‌نفع جلسه، نحوه ارزیابی ایده‌ها را مشخص می‌کنند. مثلا می‌توان به همراه شرکت‌کنندگان ایده‌ها را بررسی کرد یا از گروه متخصص کمک گرفت. در روند ارزیابی باید تمام ایده‌های مطرح شده به طور دقیق بررسی شوند و جوانب مثبت و منفی آن‌ها تعیین شود.

برخی از ایده‌ها ممکن است در حل مشکل اصلی مفید نباشند، اما ممکن است برای مقابله با چالش‌های احتمالی کاربرد داشته باشند. در نهایت باید ایده‌ها با هم مقایسه و سپس اولویت‌بندی شوند. اولویت اول، ایده‌هایی هستند که مشکل فعلی را حل می‌کنند و اولویت بعدی مربوط به ایده‌هایی است که احتمالا در ادامه راه موثر خواهند بود.

چطور از جلسات برین استورمینگ بیشترین استفاده را ببریم؟

چه کارفرما هستید و چه رهبری یک جلسه برین استورمینگ را بر عهده دارید، باید جلسه طوفان فکری را جوری تنظیم کنید که بیشترین استفاده را از آن ببرید. به این منظور باید 6 قاعده اصلی در جلسه طوفان فکری را به خوبی بشناسید و آن‌ها را به کار بگیرید. رعایت این قواعد منجر به افزایش خلاقیت گروه و دستیابی به ایده‌های متنوع و بهتر می‌شود که به شرح زیر است.

به خاطر داشته باشید، در جلسات طوفان فکری کمیت بهتر است کیفیت است

تمرکز خود را روی کمیت ایده‌ها بگذارید، نه اینکه صرفا به دنبال منطقی یا کاربردی بودن ایده‌ها باشید. اگر به دنبال ایده‌های کاربردی و مفید باشید، مسلما تعداد ایده‌های مطرح‌ شده کاهش می‌یابد و شرکت‌کنندگان از بیان ایده‌های خود منصرف می‌شوند. باید به شرکت‌کنندگان این اجازه را بدهید که صرف‌نظر از هر چیزی  بدون ترس از مورد انتقاد قرار گرفتن، تمام ایده‌های خود را بیان کنند. هر چه تعداد ایده‌ها بیشتر باشد، احتمال دسترسی به راه‌حل اثربخش بالاتر می‌رود. 

در جلسات طوفان فکری، جای انتقاد وجود ندارد

انتقاد یکی از موانع مهم در برابر فکر کردن و بیان ایده‌ها است، به خصوص اگر شرکت‌کنندگان شما را بیشتر افراد درونگرا تشکیل بدهند. وقتی از آن‌ها می‌خواهید ایده‌هایشان را بیان کنند و بعد از آن‌ها انتقاد می‌کنید، آن‌ها در بیان ایده‌های دیگر خود محدود می‌شوند و به نحوی پر و بال قوه تفکر آن‌ها را می‌بندید. بهتر است در مواجهه با ایده‌های مختلف، به جای انتقاد از آن‌ها به دنبال توسعه و بهبود این ایده‌ها باشید. این کار یک جو مناسب و امن برای بیان ایده‌های شرکت‌کنندگان ایجاد می‌کند. 

از هر ایده‌ای، حتی ایده‌های عجیب و غیرمعمول استقبال کنید

در جلسات برین استورمینگ احتمال بیان ایده‌های غیرمعمول خیلی بالا است. این ایده‌ها شاید در نگاه اول کاربردی یا موثر نباشند، اما رویکرد جدیدی نسبت به مساله ایجاد می‌کنند و در نهایت منجر به ایجاد راه حل‌های جدیدتر می‌شوند. 

می‌توانید ایده‌ها را با هم ترکیب کنید

یکی از تکنیک‌هایی که به افزایش بهره‌وری جلسات برین استورمینگ می‌شود، ترکیب ایده‌های مختلف با هم است. شما می‌توانید ایده‌های مرتبط یا ایده‌هایی را که تا حدودی شبیه به هم هستند، با هم ترکیب کرده و به یک ایده بهتر و کامل‌تر برسید. 

در جلسات طوفان فکری، کسی مالک ایده‌اش نیست

در جلسات طوفان فکری، ادعای مالکیت در مورد ایده‌ها وجود ندارد. به عبارتی، نباید ایده‌ها را به افراد وصل کنید زیرا این کار کیفیت و اثربخشی جلسه را کاهش می‌دهد. وقتی فردی را مالک یک ایده بدانیم، احتمال بروز مشکلات زیر وجود دارد:

  • اینکه شخصیت فرد را به ایده‌ای که مطرح کرده مربوط کنید. 
  • حس رقابت بین مالکان ایده‌ها ایجاد می‌شود و آن‌ها به جای بیان ایده‌های متنوع، به دنبال بیان ایده‌هایی بهتر از ایده رقبای خود هستند.
  • ممکن است افراد به جای بیان ایده‌های جدید، به فکر اصلاح یا ترمیم ایده دیگران باشند. 
  • اصلاح یا ترمیم ایده‌ها از طرف دیگران احتمال بروز درگیری و موضع‌گیری کسی که برای اولین‌بار ایده را مطرح کرده است، افزایش می‌دهد.  
مزایا و معایب جلسات طوفان فکری چیست؟

قواعد جلسات را به طور کامل برای همه شرکت کنندگان توضیح دهید

قبل از شروع جلسات حتما تمامی قوانین جلسات برین استورمینگ و هدف از برگزاری آن‌ها را به شرکت‌کنندگان توضیح دهید. به آن‌ها اطمینان بدهید که نظرات آن‌ها در هر حالتی محترم است و کسی حق تمسخر یا انتقاد از آن‌ها را ندارد. از آن‌ها بخواهی با اعتماد به نفس کامل در جلسات حاضر شوند و بدون ترس ایده‌های خود را بیان کنند.

مزایا و معایب جلسات طوفان فکری

مزایای جلسات طوفان فکری عبارت است از:

  • دستیابی به بهترین نتایج در زمانی کم
  • آشنایی با چالش‌ها و موانع راه
  • تقویت خلاقیت و ایده‌پردازی در کارمندان
  • دوری از تعصب و انتقاد در بیان ایده‌ها
  • افزایش فروش و رضایتمندی مشتریان
  • ایجاد حس رفاقت بین اعضا

با این حال ممکن است در برگزاری جلسات طوفان فکری، با چالش‌هایی نیز روبرو شوید که به عنوان معایب این روش شناخته می‌شوند. این معایب عبارت اند از:

  • احتمال بروز بحث و جدل در بین اعضا
  • ایجاد احساس رقابت به جای رفاقت در بیان ایده‌ها
  • محدودیت مشارکت اعضا
  • تحقیر و تمسخر ایده‌های دیگران
  • طولانی‌شدن جلسات 
  • ارزیابی نادرست ایده‌ها

جلسات طوفان فکری برای افراد درونگرا

برگزاری جلسه طوفان فکری برای افراد درونگرا، یکی از چالش‌های مهمی است که در هنگام برگزاری جلسه به آن برمی‌خورید. افراد درونگرا زیاد تمایل به صحبت ندارند، اما ممکن است ایده‌های نابی در ذهن خود داشته باشند که شما از آن خبر نداشته باشید. اگر اکثر افراد شرکت‌کننده را افراد درونگرا تشکیل می‌دهند، بهتر است تعداد شرکت‌کنندگان را محدود کنید و از افرادی دعوت کنید که با هم آشنایی دارند. این کار باعث می‌شود تا همه به راحتی ایده‌های خود را بیان کنند.

همچنین می‌توانید به شرکت‌کنندگان بگویید که لازم نیست ایده‌های خود را به صورت کلامی تشریح کنند، آن‌ها می‌توانند ایده‌هایشان را روی برگه یادداشت کنند. حتما پیش از برگزاری جلسه به شرکت‌کنندگان خود این اطمینان را بدهید که به هیچ وجه مورد انتقاد قرار نمی‌گیرند و می‌توانند بدون استرس تمام ایده‌ها و راه حل‌های خود را در مورد مساله مد نظر بیان کنند. سوزان کین در کتاب قدرت سکوت خود به طور کامل در مورد افراد درونگرا در سازمان‌ها صحبت کرده است. اگر درونگرا هستید و یا حتی برونگرا هستید و در با افراد درونگرا تعامل دارید، پیشنهاد می‌کنیم کتاب قدرت سکوت را مطالعه کنید.

تکنیک‌های طوفان فکری

تکنیک‌های طوفان فکری

در این قسمت به معرفی تکنیک‌های طوفان فکری می‌پردازیم:

  • طوفان فکری معکوس انجام دهید. یعنی از شرکت‌کنندگان بخواهید روش‌های ایجاد یک مشکل را بیان کنند و جلسه را با بیان مشکل آغاز کنید. برای مثال بپرسید چگونه می‌توان در روند یادگیری اختلال ایجاد کرد؟
  • جلسه را با بیان مشکلی که در حال حاضر دارید و اینکه در چه شرایطی هستید، شروع کنید و بعد در مورد اهداف کوتاه و بلندمدت و اینکه انتظار دارید در چه موقعیتی باشید، صحبت کنید. 
  • از تکنیک نقشه‌برداری ذهنی کمک بگیرید و یک تصویر از ایده‌های مطرح شده و ارتباط آن‌ها با مشکل ارائه بدهید. 
  • به کمک شرکت‌کنندگان لیستی از عواملی که باعث بروز مشکل می‌شوند تهیه کنید. 
  • نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهایی را که در مورد کسب و کار شما وجود دارد با شرکت‌کنندگان بررسی کنید. 
  • از روش پنج چرا کمک بگیرید که باعث پیشبرد بیان ایده‌ها در جلسات طوفان فکری می‌شود. برای این کار، باید جلسه را با اینکه چرا این مساله اتفاق می‌افتد شروع کنید. بعد از اینکه به پاسخ‌هایی رسیدید، مجددا سوال خود را تکرار کنید. این کار را تا پنج بار و بیشتر ادامه دهید تا به ریشه بروز مشکل و راه حل آن برسید. 
  • یک ستاره پر روی تخته بکشید. در وسط آن، چالش یا مشکلی که در حال حاضر با آن روبرو هستید، بکشید. سپس در هر ضلع ستاره کلمات کجا، چه چیزی، چه کسی، کی، چرا و چگونه را به ترتیب بنویسید. 
  • اگر دسترسی حضوری به شرکت‌کنندگان غیرممکن است، طوفان مغزی را به صورت آنلاین و غیرحضوری انجام دهید.
  • از تکنیک نگارش فکری نوشتاری به صورت ناشناس کمک بگیرید. در این شرایط، باید شرکت‌کنندگان ایده‌های خود را به طور ناشناس روی برگه یادداشت کنند و بعد ایده‌ها به صورت تصادفی با دیگران به اشتراک بگذارید.آدام گرانت در کتاب توانمندی های نهان بر جایزگینی جلسات نگارش فکری با جلسات طوفان فکری تاکید کرده است. اگر به این موضوع علاقه‌مندید، پیشنهاد می‌کنیم مطالعۀ این کتاب را از دست ندهید.
  • مشاله یا معضل کنونی شرکت خود را روی یک برگه بنویسید و برگه را در جایی که همه ببیننند قرار دهید. از همه کارمندان بخواهید تا یک هفته در مورد این معضل و راه حل‌های احتمالی آن فکر کنند و ایده‌ها را برای شما بفرستند.
  • سعی کنید فضای جلسه را صمیمی کنید. برای این کار می‌توانید بعد از مدتی جلسه را متوقف کرده و به اعضا فرصت همنشینی با هم را بدهید یا می‌توانید از آن‌ها بخواهید خاطرات و تجربیات خود را به صورت طنز و … بیان کنند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *