فرایند یا پروسه اصطلاحی است که برای امور تجاری یا غیرتجاری استفاده میشود. این اصطلاح به شیوۀ انجام کار اشاره دارد و شامل فعالیتها و رویدادهایی است که ورودی و خروجی مختص به خود را دارند. البته تعریف فرایند در مستندات و منابع مختلف با یکدیگر فرق دارد؛ اما وجه اشتراک آنها، اشاره به هدفمند بودن فرایندها است.
این تعاریف متعدد باعث شده بسیاری از افراد بدون اطلاع از تعریف صحیح و دقیق فرایند، از آن در موقعیتهای مختلف استفاده کنند. با توجه به این موضوع، لازم است با معنای واقعی پروسه و تمام جزئیات مربوط به آن آشنا شوید. در این مطلب، هرآنچه که درباره فرآیند یا پروسه باید بدانید را بهطور کامل توضیح دادهایم.
معنی فرایند چیست؟
معنی فرایند یا پروسه (Process) یعنی مجموعهای از مراحل که به یکدیگر مرتبط هستند و برای دستیابی به یک هدف مشترک تعیین شدهاند. به بیان دیگر، به مجموعهای از کارهای مرتبط به یکدیگر که در پاسخ به یک رخداد آغاز میشوند و به یک نتیجه خاص دست مییابد، فرایند گفته میشود.
بنابراین، افراد مراحل و تصمیماتی که در روند تکمیل کار دخیل هستند را با اصطلاح پروسه میشناسند. ضمنا، هدف از این پروسه، دستیابی به یک نتیجه با ارزش است؛ برهمیناساس، ارزش ورودیها بعد از دریافت افزایش مییابد و نهایتا، به خروجی قابلقبولی تبدیل میشود. شایان ذکر است، تمام فعالیتهای مهم یک پروسه باید کاملا مستند و کنترل شوند تا روند کار به خوبی پیش برود.
تفاوت فرایند و فعالیت چیست؟
فرایند و فعالیت دو مفهوم مرتبط اما متفاوت در مدیریت کسبوکار هستند. فرایند مجموعهای از فعالیتهای مرتبط و ساختاریافته است که برای رسیدن به یک هدف مشخص طراحی شده و معمولاً شامل چند مرحله در بخشهای مختلف سازمانی است. در مقابل، فعالیت کوچکترین واحد کاری درون یک فرایند است که یک وظیفه خاص را انجام میدهد. فرایندها در سطح کلان تعریف شده و جریان کاری کاملی را شامل میشوند، در حالی که فعالیتها جزئیات اجرای یک عمل خاص را در بر میگیرند.
پروسهها دارای توالی زمانی مشخص هستند و بهصورت متوالی یا موازی اجرا میشوند، اما فعالیتها میتوانند مستقل یا در چارچوب یک فرایند انجام شوند. هدف فرایند دستیابی به یک نتیجه مشخص و بهبود کارایی سازمان است، در حالی که فعالیتها بر اجرای وظایف خاص تمرکز دارند. بهعنوان مثال، پروسه فروش یک کالا شامل مراحلی مانند جذب مشتری و مذاکره است، در حالی که فعالیتهایی مانند تماس با مشتری یا ثبت سفارش، اجزای آن محسوب میشوند. درک این تفاوتها به سازمانها کمک میکند تا عملیات خود را بهینهسازی کرده و سلسله مراتب کاری را بهتر مدیریت کنند.
اجزای فرایند
هر فرایند دارای اجزای مشخصی است که وجود هر یک از آنها جهت تکمیل کار اهمیت ویژهای دارد. در ادامه با اجزای پروسه و شرایط آنها آشنا خواهید شد:
ورودی (Input)
برای اجرای یک پروسه نیاز به ورودیها است. از مهمترین ورودیهای آن میتوان به افراد مستعد با دید درست، مواد اولیۀ مورد نیاز و اطلاعات صحیح اشاره کرد. استخدام افراد با استعداد جهت انجام وظایف مهم اهمیت زیادی دارد و به نتایج درخشانی ختم میشود. البته استخدام افراد با استعداد نیازمند کشف استعداد به شکلی درست است.
سازمانهای پروسهمحور از افراد مختلفی در مجموعه خود استفاده میکنند؛ بهاینصورت که وظایف روزمره به افراد غیر ماهر سپرده میشود و افراد ماهر هم امور مهمتر را انجام میدهد. این نحوه تقسیم وظایف به کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری کارها کمک شایانی میکند. همچنین، تامین بهموقع مواد اولیه قیمت مناسب و در دسترس بودن اطلاعات لازم بهعنوان ورودیهای اصلی یک پروسه حائز اهمیت هستند.
رویدادها (Events)
برای انجام یک پروسه وجود رویدادها الزامی است. رویدادها باید با برنامه صورت بگیرند و چنانچه به شکل اتفاقی انجام شوند دیگر رویداد به حساب نمیآیند. رویدادها میتوانند همچون اثری در نظر گرفته شوند که فقط بعد از ارائه ادله کافی انجام میشوند. باید بدانید که تمام فرایندها با یک رویداد آغاز شده و بعد از طی کردن مراحل لازم به اتمام میرسند.
بهاینترتیب، از رویدادها میتوان بهعنوان نقطه شروع پروسهها یاد کرد. برنامهریزی برای شروع رویدادها هم باید به صورت اصولی و هدفمند انجام بگیرد تا پایان آن، رضایتآمیز باشد؛ برای این منظور، میتوان از تجارب کاری سایر افراد کمک گرفت.
وظایف (Tasks)
هر فعالیتی شامل چندین وظیفه است. بهعبارتی، وظیفه یک واحد از کار است که معمولا انجام آن به یک نفر سپرده میشود. چندین وظیفه بههم پیوسته یک فرایند را تشکیل میدهند که باید نتیجهای با ارزش از دید مشتری داشته باشند. با توجه به این تعریف، پروسه همچون یک زنجیره ارزش در نظر گرفته میشود که هر مرحله آن، ارزشی به مرحله قبل خود اضافه میکند.
بعلاوه تعریف دقیق هر وظیفه با توجه به نوع پروسه کسبوکار صورت میگیرد و ماهیت آن به موضوع پروسه تعیینشده بستگی دارد. البته فرایند کسب و کار توصیفکننده فعالیتها و روابط متقابل میان آنها است و معمولا این روابط از وظایف مهمتر هستند.
نقاط تصمیمگیری (Decision Points)
گاهیاوقات، تصمیمات خاصی وجود دارد که در قسمتی از یک فرایند اعمال میشوند. این تصمیمات باید توسط افراد متخصص اتخاذ شوند زیرا سپردن آنها به افراد نامتخصص ممکن است، پیامدهای منفی به دنبال داشته باشد. همچنین، باید دستورالمعلهای تدوینشده کاملا روشن و واضح باشند تا اجرای آنها به خوبی انجام شود و مشکلی در جریان کار به وجود نیاید. برای نمونه سازمانها باید تعداد مرخصی برای هر ردیف شغلی را تعیین کنند و تصمیمات صریح و مناسبی برای آن اتخاذ نمایند. البته ممکن است اینگونه به نظر آید که تصمیم درباره اعطای مرخصی در سازمانهای بزرگ توسط مدیر انجام میگیرد؛ درصورتیکه این موضوع از قبل مشخص شده است و از یک روال تعریفشده تبعیت میکند.
خروجی (Output)
خروجی یکی دیگر از اجزای پروسه است که باید بهصورت مرتب و پیوسته کنترل شود. نظارت بر خروجیهای فرایند به کارایی و اندازهگیری بهتر آنها کمک میکند. همچنین، با دریافت خروجیها و تحلیل آنها میتوان به پیشنهادات خوبی جهت تغییرات لازم دست یافت. بهاینترتیب، هرچقدر نظارت دقیقتری بر خروجیهای حاصلشده صورت بگیرد میتوان هدفمندتر کار کرد و در آینده، به نتایج ارزشمندتری دست یافت.
انواع فرایند
فرایند در بخش کسبوکار به سه گروه اصلی، مدیریتی و پشتیبان تقسیم میشود که هر کدام از آنها، مراحل و شرایط مختص به خود را دارند. در ادامه توضیحات انواع فرایند آورده شده است:
فرایند اصلی
پروسه اصلی یا عملیاتی شامل وظایفی است که نقش موثر و تعیینکنندهای در دستیابی به نتایج نهایی کسبوکارتان برای مشتریان دارد. نکته مهم در فرایند عملیاتی این است که چندین فرایند فرعی پنهان دارد. برخی از انواع فرعی آن، کمک شایانی به افزایش ارزش محصولات یا خدمات کرده و برخی دیگر نیز موجب فروش بیشتر آنها میشوند.
بهطورکلی، تاثیر فرایندهای اصلی بر روی روند کار کاملا مستقیم است و بهنوعی، زمینه کسب نتایج نهایی ایدهآل را فراهم میکنند. جالب است بدانید، چرخه حیات و پویایی سازمانها بدون وجود این پروسهها و عملیاتی متوقف میشود و حتی دو پروسه دیگر نیز تاثیر چشمگیری نخواهند داشت.
فرایند مدیریتی
فرایند مدیریتی، عملیاتی است که مکانیزم و کارکرد یک سیستم را مدیریت میکند. پروسههای عملیاتی و پشتیبانی نیازمند برنامهریزی، هماهنگی، ارزیابی و کنترل هستند و وجود فرایند مدیریتی جهت تحقق دو نوع دیگر الزامی است. در واقع، پروسههای مدیریتی تاثیر مستقیمی بر روی دو نوع دیگر نمیگذارند اما به شکل پنهانی و غیرمستقیم باعث بهبود ارزش و کیفیت آنها میشوند.
از سری فعالیتهای مهم در پروسههای مدیریتی میتوان به اندازهگیری نتایج و همینطور، سنجش فرصتها و تهدیدهای موجود در کسبوکار اشاره کرد. بهطورکلی، این فرایند باعث درآمدزایی به شکل مستقیم نمیشود اما وجود آن به شما در کسب درآمدهای بالاتر کمک میکند.
فرایند پشتیبانی
این پروسه همانطور که از نامش پیداست، از دو فرایند دیگر حمایت میکند؛ ازاینرو، وجود آن بسیار مهم و حیاتی است. این نوع باعث تحقق اهداف قسمتهای مختلف پروژههای سازمانی میشوند. بهاینترتیب، فرایندهای پشتیبانی با هدف حمایت از انواع اصلی و مدیریتی آن در شرکتها و سازمانهای مختلف اجرا میشوند و بدون آنها عملا پروسههای عملیاتی نمیتوانند روند کاری خود را به خوبی پیش ببرند.
کاربرد فرایند در سازمان و کسبوکارها
یا پروسههای کارآمد میتوان کارهای لازم جهت دستیابی به اهداف بلندمدت را تدوین کرد. بهعبارتی، فرایندها باعث هدایت افراد به سمت اهداف بلندمدتشان میشود و روشی بسیار راهگشا است. همچنین، کسبوکارهای مختلف از پروسهها بهعنوان یک مرجع اصلی و سریع استفاده میکنند و جهت مشاهده وظایف خود و دیگران به آن مراجعه مینمایند.
بنابراین، این اصطلاح در سازمانها و کسبوکارهای مختلف کاربردهای مهمی دارند و نقش کلیدی را جهت مسئولیتپذیری کارکنان یک مجموعه ایفا میکنند. افزونبراین، پروسههای سازمانی باعث تشویق افراد به تفکر و اقدامات نوآورانه میشوند و کار تیمی را به صورت چشمگیری تقویت میکنند؛ این پروسه باعث رفع مشکلات گروه نیز میشود.
نمونه فرایندهای سازمانی
فرایندهای کسب و کار مجموعهای از فعالیتهای ساختاریافته و هدفمحور هستند که برای دستیابی به اهداف خاص در سازمان طراحی میشوند. این پروسهها در سطوح مختلف سازمانی اجرا میشوند و به بهبود کارایی، کاهش هزینهها و افزایش رضایت مشتری کمک میکنند. در ادامه چند نمونه از پروسههای سازمانی را ارائه کردهایم:
- فرایندهای مرتبط با منابع انسانی: شامل استخدام، آموزش و ارزیابی عملکرد و …
- مدیریت مالی: برنامهریزی و بودجهبندی مالی، تهیه گزارشهای مالی و تحلیل داده و …
- تولید و عملیات: برنامهریزی تولید و کنترل کیفیت و …
- بازاریابی و فروش: تحقیقات بازار، برنامهریزی، اجرا و نظارت بر فعالیتهای فروش و …
- مدیریت ارتباط با مشتری: پاسخگویی به مشتریان، ارائه خدمات پس از فروش و رسیدگی به شکایات و …
- مدیریت فناوری اطلاعات: توسعه و نگهداری زیرساختهای فناوری اطلاعات، مدیریت امنیت دادهها و حریم خصوصی کاربران و …
- مدیریت زنجیره تأمین: هماهنگی تأمینکنندگان، تولیدکنندگان و توزیعکنندگان
- مدیریت کیفیت: بهبود مستمر کیفیت محصولات و خدمات
مزایای فرایند چیست؟
انجام کارها و پروسهها به صورت اصولی و پایدار منجر به کسب نتایج درخشانی میشود و شما را به موفقیت میرساند؛ بنابراین، اجرای صحیح آن مزایای زیادی دارد. در ادامه لیستی از مهمترین مزایای فرایند آورده شده است:
- بهبود چشمگیر کارایی و سرعت
- ترسیم انتظارات خود از نتایج کار و روش انجام آنها
- سادهسازی گردش کار یا همان فعالیتهای تکراری سازمان
تاثیر فرایندهای روزانه در شکلگیری عادتهای مثبت
تاثیر سلسله کارهای روزانه در شکلگیری عادتهای مثبت و عادت سازی بر کسی پوشیده نیست! تمام فرایندهای روزانه در جریان زندگی ما بسیار تاثیرگذار هستند. این پروسهها با گذشت زمان به عادتهای ما تبدیل میشوند؛ بههمیندلیل، باید توجه ویژهای به پروسههای روزانه خود داشته باشیم.
افراد موفق جهت شکلگیری عادتهای مثبت در خود مواظب سلسله کارها و تمام کارهای روزانهشان هستند. در واقع، عادت سازی فرالندی است که در جریان آن یک فعالیت یا رفتار به شکل مرتب تکرار میشود و بعد از مدتی، به حالت یک عادت خودکار درمیآید. این عادتسازی بهعنوان یکی از نکات کلیدی موفقیت شناخته میشود. حال با تکرار یک پروسه مثبت میتوانیم آن را به عادت تبدیل کنیم و به رشد و تعالی خود کمک نماییم.
اگر به موضوع عادت سازی علاقه دارید و دوست دارید از چگونگی ساخت عادتهای جدید و ترک عادتهای بد آگاه شوید، پیشنهاد میکنیم کتاب عادت های اتمی از جیمز کلیر را مطالعه کنید.
فرایند و نتیجه؛ چرا تمرکز بر مسیر بهتر از تمرکز بر مقصد است؟
قطعا موفقیت یک مسیر است نه یک مقصد! برای اینکه بتوان موفقیتهای خود را تکرار کرد بایستی به مسیر دستیابی به اهداف خود توجه داشت، نه اینکه افکار خود را معطوف به کسب نتیجه کرد. بسیاری از افراد، زمان زیادی را صرف تفکر درباره نتایج کارهایشان میکنند که این موضوع باعث افزایش دغدغه ذهنی و کاهش تمرکزشان بر روند وظایفشان میشود.
درصورتیکه با تمرکز بر مسیر پیشروی خود میتوانند فرصتهای پیشرفت بیشتری بیابند و امور روزانهشان را با دقت بالاتری انجام دهند. بهاینترتیب، جهت کسب نتایج بهتر بایستی تمرکزتان را صرف فرایندهای کسبوکار خود کنید؛ با این کار، حتی ممکن است نتایج حاصلشده بهتر از انتظارتان باشد.
پیشنهاد کتاب برای درک بهتر مفهوم فرایند
کتاب مهم ها را بسنجید از جان دوئر از نقش پروسههای مختلف در دستیابی به اهداف سازمانی میگوید. این کتاب چارچوب OKR را معرفی میکند. سیستم OKR چارچوبی مدیریتی برای تعیین اهداف سازمانی و رسیدن به نتایج کلیدی است. این سیستم به کسبوکارها کمک میکند تا اهداف واضح و قابلاندازهگیری را تعیین کنند و روند پیشرفت خود را اندازهگیری کنند. با مطالعۀ این کتاب میتوانید درک بهتری از فرایندهای سازمانی داشته باشید.
سلام و رحمت
وقت بخیر
بعد از نگاه گذری، گفتم 4تا نکته نگارشی خدمتتون بگم (شاید بیشتر هم باشه).
1- در بخش شروع فرایند، خود کلمه فرایند، فریند قید شده که باید اصلاح شود.
2- در بخش کاربرد فرایند در سازمان و کسبوکارها، بلندمدتشان نه، بلندمدتشان( حذف نیمفاصله)
3- اگر دوست دارید فرآیند(فرایند) قرار بدین، همش یک شکل باشه؛ چون در بعضی از جاها فرایند نگارش شده بعضی جاها فرآیند؛ البته این موضوع رو مطمیناً میدونید که فرایند درست هست نه فرآیند.
4- زیرِ بخش رویداد، بهجای فرایند، فرلیند نوشته شده
*5- ممنون از نشر نوین
سلام و درود
ممنون از دقت و توجه شما دوست عزیز
مقاله خیلی مفید بود! چطور میشه فهمید که فرایندها توی یک ار درست هستن و نیاز به بهبود دارند؟ آیا نشونه ی خاصی داره؟
ممنون از اینکه در مورد این موضوع مطلب نوشتید. لطفا در مورد مدیریت فرایندها هم بنویسید.
ممنون از توجه شما
سعی میکنیم در مورد این موضوع هم مطلبی منتشر کنیم