تغییر لازمه پیشرفت کسب و کارها و سازمان‌های مختلف است که بدون آن، همه فعالیت‌ها بی‌نتیجه و راکد می‌مانند. در تاریخ شرکت‌ها و افرادی موفق شدند و به نتیجه رسیدند که ریسک تغییر را به جان خریدند و برنده میدان رقابت‌ها شدند. افراد و سازمان‌ها در مسیر خود همواره با تغییرات بزرگ و کوچکی مثل تغییر قوانین، تغییر نیاز مشتریان، مشکلات فردی و …. روبرو هستند و تغییر بخشی از مسیر آن‌ها است. به این ترتیب مدیریت تغییر اهمیت زیادی دارد و بدون آن، سقوط در انتظار سازمان‌ها و کسب و کارها خواهد بود. در ادامه این مطلب از نشر نوین در مورد مدیریت تغییر و اهمیت آن بیشتر توضیح می‌دهیم.
فهرست مطالب مدیریت تغییر
- مدیریت تغییر چیست؟
- چرا مدیریت تغییر مهم است؟
- روش‌های مدیریت تغییر موفق
- چرا مدیریت تغییر سخت است؟
- مدیریت تغییر در سطح فردی
- مدیریت تغییر در سطح سازمانی
- اولین گام برای تغییر در سطح سازمان
- مدیریت تغییر در سطح شرکتی
- معرفی کتاب در مورد مدیریت تغییر
مدیریت تغییر چیست؟
اصطلاح مدیریت تغییر یا Change Management، شامل دو بخش مدیریت و تغییر است. مدیریت، به معنی کنترل و رهبری و تغییر، به معنی به هم خوردن و عوض شدن جریان فعلی یا گذشته در یک مورد خاص است. بنابراین مدیریت تغییر به معنی داشتن رویکردی منظم برای مقابله و گذر از تحولات جدید در مورد اهداف، برنامه‌ها و فرآیندهای یک سازمان و مجموعه است.
هدف اصلی از مدیریت تغییر، پیاده‌کردن و اجرای استراتژی‌هایی است که بتوان به کمک آن‌ها تغییرات پیش آمده در یک مجموعه را کنترل و مدیریت کرد. علاوه بر این، با مدیریت تغییر می‌توان تغییر و تحولاتی را عمدا در یک مجموعه پیاده‌سازی و اجرا کرد.
چرا مدیریت تغییر مهم است؟
مدیریت تغییر مهم است زیرا:
- احتمال موفقیت سازمان‌ها و افراد در پروژه‌های مختلف را بالا می‌برد.
- باعث کاهش ریسک اشتباه و شکست‌های بزرگ می‌شود.
- روحیه کار تیمی در سازمان‌ها را افزایش می‌دهد.
- به طور غیرمستقیم، باعث کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود.
- در جلوگیری از اتلاف وقت و افزایش بهره‌وری کارمندان موثر است.
مراحل مدیریت تغییر
مدیریت تغییر شامل پنج مرحله است که عبارت اند از:
برنامه‌ریزی
تغییرات خوب زمانی ایجاد می‌شوند که شما برای اجرای آن‌ها یک برنامه منظم و کامل داشته باشید. در برنامه‌ریزی باید مدت زمان مدنظر برای اجرای تغییرات، اهداف سازمان و همچنین مسئولیت هر یک از افراد نوشته و تدوین شود.
آماده‌سازی
در این مرحله، باید همه افراد سازمان در جریان برنامه تغییرات قرار گرفته و برای مواجهه با آن آماده شوند. همه افراد باید جزئیات وظایف خودشان را بدانند و نسبت به آن احساس مسئولیت داشته باشند.
اجرا
بخش مهم و اصلی مدیریت تغییر، مرحله اجرای آن است. شما باید مطمئن شوید که همه افراد تیم شما به درستی تغییرات و اهمیت آن را درک کرده‌اند و می‌توانند خود را با آن سازگار کنند. در این مرحله نحوه مدیریت نیز اهمیت بالایی دارد و باید با همه کارمندان به شکلی درست ارتباط برقرار کرد و فضایی را ایجاد کرد تا بتوانند به راحتی در مورد مشکلات خود صحبت کنند.
نظارت
اگر دقیق‌ترین افراد را هم در تیم خود داشته باشید، باز هم ممکن است شرایطی پیش بیاید که مسیر تغییر آنگونه که می‌خواستید، رقم نخورد. اگر در مسیر تغییر به مشکل خوردید، نباید آن را به منزله شکست تلقی کنید. این یعنی باید نگاهی دوباره به استراتژی خود بیاندازید و از نو آن را تنظیم کنید. به این ترتیب باید تا چند ماه و حتی چند سال، روند تغییر را در مجموعه خود نظارت کنید.
ارزیابی
بعد از اجرای تغییر و جا افتادن آن، زمان ارزیابی آن فرا می‌رسد. باید بسنجید که آیا این تغییر به اندازه‌ای که فکر می‌کردید موفقیت‌آمیز بوده است یا خیر؟ آیا به اهداف مدنظر رسیده‌اید؟ بعد از ارزیابی، تیم مدیریت تغییر باید با کمک نتایج به دست آمده زمینه تغییرات آینده سازمان را نیز ایجاد کند.
روش‌های مدیریت تغییر موفق
مدیریت تغییر در یک مدت کوتاه قابل اجرا نیست و پروسه‌ای طولانی دارد. این پروسه چهار مولفه اصلی دارد که عبارت اند از:
- اندازه تغییر، آیا کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد یا بخش خاصی از آن را؟
- زمان، این تغییرات تا چند ماه یا چند سال قرار است باقی بمانند؟ موقتی هستند یا دائمی؟
- اهمیت، این تغییرات از لحاظ ساختاری چه اهمیتی دارند؟
- استراتژی، چگونه باید این تغییرات را مدیریت و اجرا کرد؟
هر تغییری در سازمان‌ها، خواه یا ناخواه بر تمام بخش‌های سازمان از کارمندان گرفته تا مدیران و شرکای تجاری تاثیر می‌گذارد. همین باعث می‌شود که مدیران اجرایی، به شدت از تغییر اجتناب کنند و راجع به آن نگران باشند. عمده نگرانی آن‌ها، در مورد بازخورد کارمندان با این تغییرات و نحوه کنترل این اوضاع است. این در حالی است که با برنامه دقیق و منظم، می‌توان به بهترین نحو سازمان‌ها را برای پذیرش تغییر مدیریت کرد. در ادامه چند راهکار مهم مدیریتی برای نحوه مدیریت تغییر بیان می‌کنیم:
- بخش‌های انسانی شامل کارمندان، شرکای تجاری و مشتریان را در نظر بگیرید. برای مثال می‌توانید تغییرات پیش آمده را تنها با مدیران و شرکا در میان بگذارید و در مراحل بعد کارمندان و مشتریان را هم در صورت لزوم با خبر کنید. مهم این است که به هیچ وجه از نیروی انسانی غافل نشوید.
- به جای شروع تغییر از رده‌های پایین، تغییر را از رده‌های بالا شروع کنید. زمانی که رده‌های بالاتر تغییرات را بپذیرند و با آن کنار بیایند، مسلما رده‌های بعدی نیز بهتر می‌توانند با شرایط جدید کنار بیایند. به خاطر داشته باشید کارمندان همیشه از مدیران رده بالا الگو می‌گیرند، در نتیجه رفتار شما به عنوان یک مدیر در مواجهه با تغییر باید هوشمندانه باشد تا باعث تقویت روحیه کارمندان دیگر شود.
- برای مدیریت تغییر، از تمام سطوح سازمان کمک بگیرید. این کار به طرز موثری فشار وارده به کارمندان را کاهش می‌دهد و از بروز خطا و نارضایتی در میان آن‌ها جلوگیری می‌کند.
- بعد از تغییر، ساختار جدید سازمان را تدوین کرده و آن را رسمی کنید. این کار باعث می‌شود همه افراد برای انجام وظایف خود متعهد شوند و آن را به بهترین شکل انجام دهند.
- به دیگران فرصت بدهید و بگذارید احساس مالکیت کنند. این کار باعث تقویت بهره‌وری و همچنین حس مسئولیت پذیری در آن‌ها می‌شود. آن‌ها زمانی که حس کنند مالک ایده‌های جدید هستند و می‌توانند موثر باشند، عملکرد بسیار بهتری از خود نشان می‌دهند.
- به طور منظم نتیجه تغییرات پیش آمده و تاثیر آن در بهبود وضعیت سازمان را با کارمندان، مدیران رده پایین، شرکای تجاری و حتی مشتریان در میان بگذارید. این کار منجر به تقویت روابط بین شما و بخش‌های انسانی سازمان می‌شود.
- فرهنگ تقدیر و قدردانی را فراموش نکنید. اگر کسی وظیفه‌اش را به خوبی انجام می‌دهد یا به سرعت خودش را شرایط جدید وفق می‌دهد، از او تشکر کنید و اهمیت و توجه خود نسبت به کار او را نشان دهید.
- شفاف و صریح باشید، دوگانگی در عمل و حرف، زمینه‌ساز مشکلات بزرگ و کوچکی است که روند مدیریت تغییر را مختل می‌کند.
چرا مدیریت تغییر سخت است؟
مدیریت تغییر پروسه‌ای بسیار سخت است و به زمان زیادی نیاز دارد. زیرا همزمان که یک نفر از تغییر استقبال می‌کند، دیگری به آن اعتراض کرده و فرد دیگری به شیوه قدیمی کارش را ادامه می‌دهد. می‌توان گفت که دلیل این امر، ذات طبیعی انسان است که به سختی تغییر را می‌پذیرد و بیشتر از روش‌های قدیمی و بدون ریسک استقبال می‌کند.
علاوه بر این مساله، تفاوت فرهنگی و رفتاری بین تیم‌های مختلف کارمندان نیز مسیر تغییر را با چالش مواجه می‌کند. زمانی که تغییر فرهنگ‌ها و آداب و رسوم دیگران را نادیده بگیرد، ممکن است برخی از اعضا نسبت به این تغییر جبهه بگیرند و حتی نسبت به آن نفرت‌پراکنی کنند.
مدیریت تغییر را می‌توان زود و سریع شروع کرد، اما باز هم اجرای منظم آن زمان زیادی می‌طلبد. گاهی اوقات اطلاعات مربوط به تغییر برای کارمندان تا مدت زیادی مبهم باقی می‌ماند و همین باعث گیجی و کاهش بهره‌وری آن‌ها می‌شود. برنامه مدیریت تغییر تعامل زیادی می‌طلبد که ممکن است برای برخی ناخوشایند و حتی آزاردهنده باشد. علاوه بر این‌ها، ایجاد تغییر در سازمان‌ها هزینه زیادی نیاز دارد و همین می‌تواند مدیران را برای اجرای این برنامه منصرف کند.
وب‌سایت mdaudit در مورد سختی مدیریت تغییر می‌گوید:
«نزدیک به 50 درصد از طرح‌های تغییر شکست می‌خورند، 16 درصد از آن‌ها به نتایج غیرقابل قبولی می‌رسند و فقط 34 درصد از آن‌ها با موفقیت روبرو می‌شوند. نظرسنجی‌ای که در مورد بهترین روش مدیریت تغییر انجام شد، نشان داد که سازمان‌هایی که روشی ساختارمند برای مدیریت تغییر دارند، تا 33 درصد بیشتر از سازمان‌هایی که روش مشخصی ندارند در پروسه تغییر به نتایج مثبتی می‌رسند.»
مدیریت تغییر در سطح فردی
مدیریت تغییر فردی را می‌توان راحت‌ترین سطح مدیریت تغییر دانست. زیرا همۀ انسان‌ها حتی مقاوم‌ترین آن‌ها باز هم انعطاف پذیری و زمانی که حس حمایت و دلگرمی داشته باشند، پذیرای تغییر خواهند بود. برای مدیریت تغییر در سطح فردی، باید تحولات فردی مفید و موارد مرتبط با آن را بشناسید. برای مثال بدانید که برای تغییر رفتار در برابر شریک عاطفی، باید حرف‌هایتان را چگونه و در چه زمانی بیان کنید. یا اگر می‌خواهید دچار تحول شوید، به چه چیزی نیاز دارید یا چه کسی باید به شما تلنگر بزند.
مدیریت تغییر در سطح سازمانی
مدیریت تغییر در سطح سازمانی به عنوان یک پروژه شناخته می‌شود، زیرا اجرای یک تغییر ثابت برای تک تک اعضای تیم به صورت فرد به فرد امکان‌پذیر نیست. با اجرای مدیریت تغییر در سطح سازمانی، می‌توان صدها و حتی هزاران نفر را در سازمان تحت تاثیر قرار داد.
انواع تغییر سازمانی
تغییرات سازمانی انواع مختلفی دارند و برای مدیریت آن‌ها باید از استراتژی‌های مخصوص هر یک استفاده کرد. در ادامه 6 تا از متداول‌ترین انواع تغییر سازمانی را توضیح می‌دهیم:
- تغییر مردم/مشتری‌محور: این نوع تغییر، برای ایجاد یک رابطه بهتر با مشتریان انجام می‌شود و شامل استخدام نیروهای جدید یا سیاست‌های جدید در فعالیت سازمان است.
- تغییر استراتژیک: تغییر استراتژیک سازمان‌ها به منظور مقابله با سیاست‌های بازار و موفقیت در مقابل رقبا انجام می‌شود.
- تکنولوژیک: تغییر تکنولوژیک مهم‌ترین نوع تغییر در سطح سازمان است که بخش فناوری آن‌ها را هدف قرار می‌گیرد. تغییر فناوری اهمیت بسیار زیادی در افزایش بهره‌وری و سوددهی در سازمان می‌شود.
- تغییر اصلاحی: تغییر اصلاحی زمانی باید انجام شود که یک مشکل مخرب در سازمان شناسایی شود و نیاز به راه‌حل دارد.
- تغییر ناگهانی: تغییر ناگهانی به دنبال اتفاقات غیرمنتظره مثل افزایش نرخ دلار یا ممنوعیت واردات برخی اقلان ضروری رخ می‌دهد.
- ساختاری: تغییر ساختاری تحت تاثیر عوامل بیرونی یا درونی سازمان بوده و معمولا در ساختار مدیریتی و اداره سازمان تغییر ایجاد می‌کند.
اولین گام برای تغییر در سطح سازمان
اولین گام برای تغییر در سطح سازمان، شامل شناسایی دقیق تمام افراد و گروه‌هایی است که نیاز به تغییر دارند و نحوه تغییرکردن آن‌ها می‌شود. پس از شناسایی جمعیت مدنظر، باید یک برنامه کاملا اختصاصی برای آن‌ها تدوین کرد و سپس منابع مورد نیاز برای اجرای برنامه تغییر شامل منتورینگ برای تعلیم و رهبری را تامین کرد.
مدیریت تغییر در سطح شرکتی
مدیریت تغییر در سطح شرکتی، تغییری است با توجه به تغییرات دنیای بیرون و با هدف ماندگاری یک شرکت در رقابت با رقبا انجام می‌شود. با این تغییر است که شرکت‌ها و کسب و کارها می‌توانند خود را با نیاز روز بازار وفق داده و در کمترین زمان خود را با تغییرات پیش آمده هماهنگ کنند.
معرفی کتاب در مورد مدیریت تغییر
در آخرین بخش این مطلب، چند مورد از کتاب‌های مرتبط با مدیریت تغییر از نشر نوین را به شما معرفی می‌کنیم. با مطالعه این کتاب‌ها بیشتر از گذشته می‌توانید با تغییرات زندگی روبرو شوید و با آن‌ها کنار بیایید.
در ستایش اشتباه
از گذشته شکست و موفقیت، دو نقطه مقابل هم بودند. این یعنی کسی موفق است که هیچ اشتباهی در رزومه‌اش نداشته باشد؟ چنین چیزی اصلا امکان ندارد. این در حالی است که گاهی اشتباه و شکست، لازمه رسیدن به موفقیت است و نباید به هر قیمتی از آن‌ها اجتناب کرد.
ایمی ادمونسن نویسنده کتاب در ستایش اشتباه، با رویکردی نوآورانه در این کتاب، به افراد می‌آموزد که چگونه اشتباه را بپذیرند و با هوشمندی بیشتر با آن‌ها مقابله کنند. ایمی ادمونسن معقتد است که موفقیت فاصله بین دو شکست است، به این ترتیب اگر شکستی نباشد موفقیتی هم حاصل نمی‌شود.
تغییر مسیر
کتاب تغییر مسیر به قلم شریل سندبرگ، کتاب راهنمای خوبی برای تمام زنانی است که به فکر تغییر هستند و می‌خواهند به رهبرانی بزرگ تبدیل شوند. البته این کتاب صرفا برای خانم‌ها نوشته نشده و مردانی که خواستار برابری هستند و می‌خواهند زنان اطراف خود را درک کنند هم می‌توانند از مطالعه کتاب تغییر مسیر بهرمند شوند.
برابری بین زنان و مردان، مهم‌ترین و بزرگ‌ترین تغییر جهانی است زیرا همانطور که می‌دانیم زنان در عصر حاضر، بیشتر از گذشته به دنبال حق خود هستند و می‌توانند در هر عرصه‌ای به بهترین شکل فعالیت کنند. شریل سندبرگ در این کتاب سعی کرده تا نکات و راهکارهای موثری برای مدیریت تغییر و رهبری زنان ارائه کند.
آناتومی پیشرفت
آناتومی پیشرفت نوشته آدام آلتر، کتابی است که به شما یاد می‌دهد چگونه با درهای بسته زندگی مواجه شوید و تغییر را مدیریت کنید. همه ما در زندگی به در بسته خورده‌ایم یا ممکن است روزی به در بسته بخوریم، چیزی که اهمیت دارد این است که بدانیم در این شرایط چه کاری انجام دهیم و از بن‌بست بیرون بیاییم.
این کتاب در چهار بخش و 12 فصل نوشته شده است. در بخش‌های مختلف کتاب آناتومی پیشرفت آدام آلتر نکات خوبی در مورد مدیریت تغییر، تاب آوری و غلبه بر موانع شغلی بیان کرده است. اگر فکر می‌کنید به بن‌بست رسیده‌اید و دیگر نمی‌توانید بر اوضاع غلبه کنید، مطالعه این کتاب را از دست ندهید.
